外国人社員の就労ビザが不許可になった場合の企業対応｜再申請と雇用リスク管理

このページは企業向けに外国人社員のビザが不許可になった場合の対応をまとめています。個人のビザが不許可になった場合は以下のページをご覧ください。

不許可になったビザの再申請サービス

“入国管理局から“不交付通知書”が届いてしまった“…こんな時はどのような対応をとるかで今後が変わってきます。

外国人社員の就労ビザが不許可となった場合、企業としては速やかに現状を把握し、適切な対応を取ることが求められます。入管審査では、企業の体制や雇用条件、申請書類の整合性などが厳しく確認されるため、原因を正確に分析せずに再申請しても、同じ結果になることが少なくありません。

まずは、不許可となった経緯を冷静に整理し、「何が問題だったのか」「企業としてどの部分を改善できるのか」を明確にすることが重要です。本章では、不許可発生時に企業が最初に確認すべきポイントをわかりやすく解説します。

1.不許可通知書の内容と再申請可否の確認

外国人社員や内定者の就労ビザ（技術・人文知識・国際業務など）が不許可となった場合、まず確認すべきは「不許可通知書」の内容です。

この通知書には、単に「不許可」とだけ記載されており、具体的な理由は明示されません。しかし、通知書の受領日・申請種別・結果の時期などから、どの段階で問題が生じたかをおおよそ把握できます。

不許可の要因は大きく分けて以下の2パターンに分類されます。

• 企業側に関する問題：会社の事業内容・財務状況・雇用契約・社会保険加入など
• 申請人（本人）側に関する問題：学歴・経歴・職務内容の不一致、書類の整合性など

このどちらに該当するかを早期に判断することが、再申請の可否を見極める第一歩です。

また、一度不許可になった場合でも、再申請自体は可能ですが、短期間で同じ書類を出しても許可されることはほぼありません。再申請を検討する際は、「何をどう改善できるか」を明確にしてから準備を進める必要があります。

2.在留期限内の雇用継続ルール

不許可後の対応で最も注意すべきなのが、在留期限と雇用継続の扱いです。

外国人社員の在留資格変更・更新が不許可になった場合、在留期限（パスポート上の満了日）までは在留資格が有効です。この期間内であれば雇用を継続することも可能ですが、満了日を過ぎて勤務を続けると不法就労に該当します。

特に、更新申請中に不許可となったケースでは、「特定活動（再申請準備）」への変更申請で一定期間の在留が認められることもあります。企業側は、本人と連携して次の手続きを確認し、在留期限・申請状況・雇用契約の有効期間を正確に把握しておくことが重要です。

もし、再申請準備や帰国調整のために短期間の猶予が必要な場合は、速やかに入管または専門家に相談することで、違法状態を回避できます。企業としては、法令遵守の観点から、在留資格の有効期間管理を人事労務の一部として明文化しておくと安心です。

理由聴取の対応と企業同席の是非

不許可通知を受け取った後、申請人本人が希望すれば、「理由聴取」と呼ばれる面談を入管で受けることができます。

この面談は、「なぜ不許可になったのか」を担当審査官から口頭で説明してもらう重要な機会です。書面では明かされない審査上の論点を直接確認できるため、再申請の方向性を決める上で極めて有用です。

企業が同席できるかどうかはケースによりますが、基本的には本人（外国人本人）が出席します。

ただし、企業側に原因があると判断される可能性がある場合（例：雇用契約内容・事業実態の疑義など）は、入管が企業担当者の同席を求める場合もあります。

企業が同席する場合は、

• 雇用契約の実態を正確に説明できる人事担当者を派遣する
• 必要に応じて、行政書士などの専門家を同席させる

といった形で臨むのが望ましいです。

理由聴取の内容は、次回申請の方針を決定するうえでの「公式な根拠」となります。企業側では、聴取内容のメモを残し、再申請準備や今後の採用方針に反映することが再発防止の第一歩です。

1.会社規模・財務内容・社会保険加入状況

入管審査では、採用する企業の経営基盤が安定しているかどうかを厳しく確認します。特に会社規模・財務内容・社会保険加入状況は、就労ビザの許可・不許可を左右する重要な要素です。

たとえ売上が一定以上あっても、赤字決算が続いていたり、社会保険への未加入、納税証明の不備などがあると、「安定性に欠ける」と判断され不許可となるケースがあります。また、設立直後の企業では、事業実績や契約書・取引履歴などをもって実態を示すことが求められます。

雇用を継続する上での支払能力や事業の継続性を明示するために、直近の決算書・納税証明書・社会保険加入証明などを整備し、経営の健全性を裏付ける資料を提出することが重要です。

2.事業内容が申請書と一致していない

申請書に記載された事業内容と、実際の業務実態が一致していない場合も不許可となる典型的な原因です。入管では、会社案内・登記簿謄本・ウェブサイト・契約書などの資料を照合し、申請職務が会社の主要事業と整合しているかを確認します。

例えば、登記上「IT開発業」とされていても、実際は派遣や営業代行が中心だった場合、「申請内容と実態が異なる」と判断されるおそれがあります。業務請負・派遣・販売などの形態を採用している場合は、契約書や取引先資料を添付して、申請職務が会社事業に確実に関連していることを明確に示す必要があります。

3.雇用契約書・職務内容説明の不備

雇用契約書や職務内容説明書の記載不備も多くの不許可原因となります。特に次のようなケースに注意が必要です。

• 契約期間が極端に短く、更新条件が曖昧
• 職務内容が抽象的で、学歴や専攻との関連性が示されていない
• 給与額が日本人同等水準に達していない
• 雇用形態（正社員・契約社員など）が明記されていない

入管は「外国人本人の専門性を活かした職務であるか」「安定した雇用が見込めるか」を重視します。職務内容説明書には、業務の具体例・担当部署・上司の職位などを記載し、学歴・職務の関連性を明確に示すことが求められます。

また、給与条件は企業規模や業界平均と比較されるため、日本人と同等以上の処遇であることを証明できる書類を整えると効果的です。

4.採用計画・雇用理由の説明不足

採用理由や人員計画の説明が十分でない場合、入管は「なぜこの外国人を採用する必要があるのか」を理解できず、不許可となるリスクが高まります。特に中小企業では、採用の必然性や業務上の必要性を論理的に示すことが重要です。

例えば、外国語対応・海外事業・専門的ITスキルなど、日本人では補えない専門性を理由として明確に説明し、社内の配置計画や事業拡大方針と整合させる必要があります。採用経緯、担当業務の位置づけ、将来的なキャリアプランなどを含めた採用理由書の作成が効果的です。

また、複数名の外国人を同時に採用する場合は、全員の職務分担や指導体制を明示し、企業としての管理能力を証明することで、入管の信頼を得やすくなります。

1.書類の整備・追加説明書の提出

不許可後の再申請では、前回提出した書類の「不足・矛盾・根拠の弱さ」を一点ずつ潰すことが最重要です。入管は提出物の整合性と客観的裏付けを重視するため、事実関係を証拠で補強し、疑義を残さない構成に改めます。

• 整合性の点検：登記簿・就業規則・給与規程・雇用契約書・職務説明書・会社案内・Web情報の記載を相互に照合し、用語・数値・役職を統一。
• 実態の証拠化：事業実施の証憑（発注書・請求書・入金記録・納税証明・社会保険加入資料・オフィス写真・来客動線図）を時系列で整理。
• 追加説明書（弁明書）：不許可の論点ごとに「事実→根拠→改善」を1テーマ1枚で簡潔に。図表・組織図・業務フローを活用。
• 第三者資料：取引先証明、学歴・専攻の関連証明、業界平均との給与比較、求人票の基準など客観資料を添付。

2.事業計画・人事体制の見直し

不許可理由に「事業実態・継続性・配置計画」が含まれる場合は、採用の必然性が伝わる事業計画と、監督・教育・評価の人事体制を再設計します。

• 事業計画：売上計画・主要顧客・提供価値・KPI・採用により解決する業務課題を可視化。申請職務のアウトプット指標を設定。
• 組織体制：指揮命令系統・上長の職位・OJT/評価手順・情報管理を明示。外国人比率が高い場合は日本語/英語の就業ルール整備を追記。
• 職務設計：「担当業務→具体タスク→必要スキル→専攻/経験との対応表」を作成し、専門性の適合を一目で示す。
• 内部統制：在留カード期限管理、就労資格確認、入退社時手続、労務記録の保全ルールを文書化。

3.雇用契約書・給与水準の調整

雇用条件が業界標準や日本人同等水準に達していない場合、処遇の見直しが再申請のカギとなります。短期契約や曖昧な更新条項も不安定要素として扱われます。

• 契約期間・更新：最低1年など一定の安定性を確保し、更新基準・評価と連動する昇給/契約更新方針を明記。
• 給与水準：同職種の日本人相当以上を示すため、賃金台帳・給与規程・求人票・業界統計を添付。
• 職務の具体化：雇用契約書に職務範囲・勤務地・所定労働時間・兼業可否を明記し、職務説明書と矛盾がないように整合。
• 手当・福利：通勤費・時間外・賞与・社会保険加入を明示し、実態どおりの支給実績を証拠化。

4.再申請までの最適な期間とタイミング

同一資料で早期に出し直すと再度不許可の可能性が高まります。改善に必要な証拠収集と体制整備の完了を起点に、適切なタイミングを見計らいます。

• 目安期間：論点が軽微（記載誤り・不足資料）なら1～3ヶ月、体制・処遇・事業実績の補強が必要なら3～6ヶ月を目安。
• 繁忙期回避：審査が集中する時期（3～5月、9～10月）を避け、十分な説明工数を確保できる時期に提出。
• 在留管理：在留期限に余裕がない場合は、特定活動への切替や一時帰国再申請の可否を専門家と検討。
• 提出順序：追加説明書→証拠→基礎資料の順で「結論から先」に並べ、再申請カバーレターで改善点の全体像を冒頭提示。

再申請は「スピード」よりも改善の質と証拠の厚みが評価されます。前回不許可理由に対して、企業側で何を是正し、どのように継続性と適法性を担保したかを、書面で明確に示しましょう。

ACROSEEDでは、創業以来40,000件を超える在留資格申請をサポートしており、その中には初回申請で不許可となった案件や、他事務所での不許可後にご依頼いただいた再申請案件も多数含まれます。ここでは、就労ビザ（技術・人文知識・国際業務など）における典型的な不許可事例と、再申請による改善のポイントを５つご紹介します。

外国語専門学校で英語を専攻した方が、飲食店勤務として「通訳・翻訳業務」を理由に申請。しかし実際の業務は接客と簡易な通訳（注文受付・メニュー翻訳）のみであり、「国際業務」に該当する専門性が認められず不許可となりました。

再申請では、外国語スキルを活かしたマーケティング業務（海外メニュー企画・訪日客対応プロジェクト）として職務内容を再設計し、在留資格該当性を明確化。許可取得に成功しました。

教育学部を卒業した申請者が、食品製造会社で現場作業（弁当の箱詰め）に従事予定として申請。しかし、業務が人文科学分野の専門知識を要しない単純作業であったため不許可となりました。

再申請では、教育学で学んだコミュニケーション・人材育成スキルを活かした「研修企画・教育担当職」に職務内容を変更。社内教育プログラムを具体的に提示し、許可を得ました。

設立間もない企業が「ITシステム開発職」として申請したが、登記簿の事業目的や決算書にIT関連事業の実績がなく、「実態不明の業務」と判断され不許可となりました。

再申請時に実際の受託案件契約書、成果物サンプル、取となりました引先証明書を添付し、IT事業としての実態を証明。加えて社内の開発体制図を提出し、事業継続性が認められ無事に許可取得できました。

中小企業が外国人社員を年収220万円で採用予定として申請したが、同業他社平均および日本人社員より著しく低い給与水準と判断され、不適正な雇用条件として不許可となりました。

再申請時に給与を業界水準に引き上げ、昇給・賞与制度を明示した雇用契約書を提出。社会保険加入証明や賃金規程も添付し、待遇面の適正性を示して許可を得ました。

申請書・職務内容説明書・会社案内の記載が統一されておらず、申請者の職務が会社の事業内容と整合していないと判断され不許可になりました。

再申請時には、すべての資料の記載内容・用語・職務名称を統一し、企業パンフレット・職務説明書・雇用契約書を一体化。追加で「採用理由書」を提出し、業務関連性を明確にして許可が下りました。

入管の審査結果通知書には具体的な理由は記載されませんが、「理由聴取」という面談手続を通じて確認することが可能です。原則として申請人本人が行いますが、企業側に関係する要因（雇用契約・事業内容・体制など）が疑われる場合には、入管から企業担当者の同席を求められることもあります。
　聴取内容は口頭で伝えられるため、聞き取った内容をメモし、再申請の改善方針に活用することが大切です。なお、企業が独自に入管へ直接理由を問い合わせることはできませんので、申請人と連携し、専門家を通じて確認を進めるのが確実です。

再申請期間中でも、在留期限内であれば雇用を継続することは可能です。ただし、在留期限を過ぎてしまうと不法就労となるため、期限管理を徹底する必要があります。
　また、不許可後に「特定活動（再申請準備）」への変更が認められるケースもあり、その場合は一定期間の滞在と再申請準備が合法的に行えます。企業側は、本人の在留カードを確認し、資格外活動の範囲外の業務を行わせないように注意してください。
　不明点がある場合は、速やかに専門家へ相談し、在留資格の状態と就労可否を確認することが推奨されます。

1件の不許可が直ちに企業の信用に影響することはありません。しかし、短期間に同様の不許可が複数件発生する場合や、企業側の書類不備・虚偽申請などが繰り返された場合には、入管から「適正な雇用管理を行っていない企業」とみなされる可能性があります。
　このような印象を避けるためには、採用理由・職務内容・給与条件・社会保険加入状況などを明確に説明できる体制を整えておくことが重要です。再申請時には、改善した点を文書で示すことで、企業としての誠実な対応姿勢を伝えられます。

不許可になった直後や理由聴取の段階で、専門家（行政書士）に相談するのが最も効果的です。初期対応で誤った再申請を行うと、同じ内容で二度目も不許可となるリスクが高まります。
　行政書士は不許可通知や聴取内容から原因を分析し、「どの点を改善すれば許可につながるか」を具体的に助言できます。また、企業側の体制・契約内容・事業計画などの見直しも同時に行うことで、次回申請の成功率が大きく向上します。
　特に、外国人雇用を継続的に行う企業は、顧問契約や定期チェック体制の導入により、リスクを未然に防ぐことが可能です。

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開業1986年、業界最多40,000件のビザ申請実績

行政書士法人ACROSEEDは1986年開業、法改正により行政書士に入管業務が開放された1990年の初年度から、申請取次行政書士として入管業務を専門に扱い、延べ申請件数は40,000件(2025年4月)を超えます。

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