外国人社員の在留資格認定証明書交付申請と海外採用の判断ポイント｜COE申請・査証発給・入社日調整を整理（企業向け）

1. 海外採用では「COE→査証→入国→入社」の逆算管理が必須

COE申請は入国前に行う前提の手続であり、企業側は単に許可取得を目指すだけでなく、 査証発給、渡航準備、入社日までを見据えて逆算でスケジュールを設計する必要があります。

2. COEは交付されても査証発給や入国が自動的に保証されるわけではない

COEは法務省所管の事前審査結果ですが、 在外公館での査証審査や入国時の上陸審査は別段階です。 事情変更、本人情報の相違、追加確認事項がある場合には、査証が発給されないこともあり得ます。

3. 電子COE・オンライン申請の活用で社内運用を効率化できる

COEは電子メールで受領でき、在留申請オンラインシステムでも申請可能です。 複数名採用時には一括申請も利用できるため、人事部門の実務負担軽減に有効です。

4. 審査期間は固定ではなく、月次公表を前提に判断する必要がある

審査処理期間は毎月公表されており、案件の内容や時期によっても変動します。 「1〜3か月」という一律認識ではなく、最新の月次データを確認しながら進めるのが安全です。

5. 企業側の説明責任は新卒採用よりも重く、海外採用はとくに資料の質が重要

海外採用のCOE申請では、本人の学歴・職歴だけでなく、 企業の事業実態、受入れの必要性、雇用条件、業務内容、入国後の配置計画まで含めて説明が求められます。

在留資格認定証明書とは、日本への入国を希望する者の活動が在留資格に適合するかどうかを事前に法務大臣に確認するもので、海外から外国籍の人を招へいする場合には、ほとんどのケースでこの在留資格認定証明書の交付申請を行うことになります。

1．日本への上陸手続き

海外にいる外国人が日本に入国する際には、原則として在外公館（海外にある日本の大使館や領事館など）が発給したビザの記載がある有効なパスポートを入国審査官に提示して上陸申請を行い、上陸許可の証印を受ける必要があります。これが上陸手続きとなります。

このように上陸手続きに必要となるビザを発給してもらうには、海外にある在外公館に直接申請する方法と、日本国内で「在留資格認定証明書」の交付申請を行う方法の2通りがあります。

2．事前協議方法（海外の在外公館に直接申請する方法）

日本に入国を希望する外国人が海外にある日本の在外公館（大使館や領事館など）に直接ビザの発給を申請する方法です。外交や公用、それに観光目的などの短期滞在のビザなどは、原則として短期間のうちに在外公館限りで発給されますが、就労などの長期間にわたる日本での滞在を目的とする査証は、「事前協議方法」と呼ばれる方式で発行されます。

この方法は、在外公館から日本の外務省へ、外務省から法務省入国管理局へ事前協議され、入国管理局では地方入管局の事実調査の結果を踏まえて回答するものです。このように国を超えて複数の行政機関が関与するために査証発給までに多大な時間を費やすのが一般的であり、実務上ではあまり利用されていません。

平成20年において在留資格認定証明書交付申請の処理件数は約33万件であるのに対し、査証事前協議の処理件数は約6600件となっており、全体の2％程度しか利用されていないのが現状です。

3．「在留資格認定証明書」による方法

「在留資格認定証明書」とは法務大臣が発行する証明書のことで、日本への入国を希望する外国人が日本で行おうとする活動が上陸のための条件（在留資格該当性・基準適合性の要件）に適合しているかどうかについて法務大臣が事前に審査を行い、この条件に適合すると認められる場合に交付されるものです。通常は、この証明書をもって海外の日本大使館や領事館でビザ発給の申請を行えば、在留資格に関する上陸条件についての法務大臣の事前審査を終えているものとして扱われるため、ビザの発給は迅速に行われます。

「在留資格認定証明書」により日本に入国する場合は、申請人本人や就職先企業、それに行政書士などの申請代理人が、申請人の予定居住地などの所在地を管轄する地方入国管理局（支局・主張所を含む）に、在留資格認定証明書交付申請を提出し申請します。

審査の結果、入国管理局から「在留資格認定証明書」が発行されると、その原本を本国にいる申請人に郵送し、海外で資料を受け取った申請人は、写真や申込書などの簡単な書類と「在留資格認定証明書」の原本を持って日本大使館や領事館などにビザ発給の申請を行うこととなります。在外公館により異なりますが、既に調査は終了しているものとして扱われるため、通常は2～3日から数週間でビザが発給されます。そして、希望するビザが添付されたパスポートをもって日本への入国を果たし、上陸審査の際には特別な事情が無い限り「在留資格認定証明書」に記載されている在留資格が交付され日本での滞在が許可されます。

このように便利な制度ではありあますが、「在留資格認定証明書」が入国管理局から発行されたからといって、必ず日本への入国が保障されるわけではありません。発行後に本人が上陸拒否事由に該当する事が判明した場合や、大使館などで面接を行い疑義がある場合など、例外ではありますがザが発給されないこともありえます。また、在留資格認定証明書は発行後90日以内に日本国内に入国しないと失効してしまうため、予め入国スケジュールを確認してから申請しなければなりません。

4.　在留資格認定証明書を取得しても査証が発給されないケース

最近増加しているのが、日本の入国管理局から在留資格認定証明書の許可を取得したにもかかわらず、海外現地の在外公館でのビザ申請手続きでビザが発給されないというケースです。

そもそも在留資格認定証明書とは、外国人が上陸審査の際に日本で行おうとする活動が虚偽のものでなく、かつ、入管法上のいずれかの在留資格（短期滞在の在留資格を除く）に該当する活動である等の上陸の条件に適合していることを証明するために、法務省所管の各地方入国管理当局において事前に交付される証明書のことです。

在留資格認定証明書を所持している場合には、在外公館限りで査証の発給が受けやすくなり、また、上陸申請時に同証明書を入国審査官に提示すれば、在留資格該当性等の上陸条件適合性の立証を容易に行うことができるため、査証及び入国審査手続のための審査時間が短縮されるというメリットがあります。

ただし、「在留資格認定証明書」はあくまでも法務省で許可されたものであり、在外公館での手続きは外務省の管轄です。したがって在留資格認定証明書を所持している場合であっても、在外公館における査証審査の過程で例えば、就労先の会社が経営不振に陥り採用を中止したといったように同証明書発行後に事情変更があった場合とか、事情変更ではないが、偽造された書類を提出して同証明書の発給を受けたことが判明したような場合には、同証明書を所持していても査証の発給は受けられないことになりますのでご注意が必要です。

とくに中華料理のコックさんについては、日本で在留資格認定証明書を取得できたにもかかわらず、現地の日本大使館（領事館）での書類提出や面接の結果、ビザが発給されないというケースが大変増えています。

1.在留資格の該当性

就労可能な在留資格に関する在留資格認定証明書を取得する際には、自社の業務内容と在留資格の該当性が非常に重要となります。「人文知識・国際業務」や「技術」にはそれぞれ許可基準が設けられていて、自社の職務内容が合致しなければ取得は見込めません。最近では多くの職務が次々と生まれるため、入管法に定める就労可能な在留資格に該当しない職種も増えており、どのように説明・立証するかにより結果が異なることも珍しくありません。

2.申請人の経歴

海外から呼びよせる人物の職歴や経歴も重要となります。特に過去に入国を拒否されている場合や何らかの在留申請が不許可となっている場合には、審査上でトラブルとなることもあります。さらに、過去に長期間日本に滞在していた場合には、その際の在留状況なども参考とされることがあります。そのため、雇用する際には過去の職歴なども詳細に確認しておいたほうが良いでしょう。

3.雇用条件

通常の直接雇用であれば問題となることはあまりありませんが、請負、派遣、嘱託などの雇用形態では問題となることもあります。さらに、ほとんどの就労可能な在留資格では「日本人と同等の賃金」が要求されるため、著しく低い給与体系などで不許可となることも考えられます。

海外で採用した人材を日本に招へいする際には、日本企業の人事担当者などが入国管理局などで在留資格認定証明書の交付申請を行うことになります。これが許可になれば現地の日本大使館などでビザ発給を行うことになりますが、証明書の発行日から90日以内に日本への入国を果たさなければ失効してしまいます。スケジュールの調整は慎重に行ってください。

原則として短期ビザから他のビザへの変更はできません。そのため、海外から招へいする際の在留資格認定証明書の交付申請を行い、短期ビザの期限内に許可がでた場合には、例外的に日本国内で変更する事が可能となります。既に日本に入国している場合には迅速な行動が必要となるため、行政書士などの専門家にご相談されることをお勧めします。

※1 認定証明書（COE）の有効期間は発行後90日間であり、この期間中に日本への入国を果たさない場合は無効となります。

在留資格認定証明書（COE）は、海外に在住している外国人を日本で中長期的に受け入れる場合に、 入国前に在留資格該当性を確認するために行う手続です。

企業が海外採用した人材を日本で勤務させる場合や、 海外拠点から日本本社へ転勤させる場合など、 多くの就労系在留資格（技術・人文知識・国際業務、企業内転勤、高度専門職など）では 原則としてこの手続を経て入国することになります。

COE申請は単なる書類手続ではなく、 入社予定日から逆算した採用スケジュール管理の起点となる重要な手続のため、 採用決定後は早期に準備を開始することが重要です。

必ず査証が発給されるわけではありません。 COEは日本国内の出入国在留管理庁による在留資格該当性の事前審査結果ですが、 査証発給は海外の日本大使館・領事館によって別途審査されます。

例えば、 本人情報の相違、雇用条件の変更、提出資料の不備、 または申請後の事情変更などが確認された場合には、 COEが交付されていても査証が発給されないケースがあります。

そのため実務上は、 COE交付＝入社確定ではなく、 査証発給・渡航完了までを含めて採用スケジュールを設計することが重要です。

一般的には入社予定日の2〜3か月以上前から準備を開始するケースが多いですが、 実際には以下の要素を踏まえて余裕をもったスケジュール設計が必要です。

• 入管の審査処理期間（月次で変動）
• 査証発給に要する期間
• 渡航準備・住居確保・入社手続
• 年度替わり・繁忙期の影響

特に複数名採用や新卒採用などでは審査時期が集中するため、 採用決定後は早期に申請準備を開始することをおすすめします。

はい。在留申請オンラインシステムを利用することで、 複数名の在留資格認定証明書交付申請をまとめて申請することが可能です。

同時期に複数名の採用を予定している場合には、 必要書類の共通化や申請スケジュールの統一ができるため、 人事担当者様の実務負担を大きく軽減できます。

特に新卒採用や海外拠点からの一括転勤などでは、 事前に申請計画を整理しておくことで、 入社時期の遅延リスクを低減できます。

COE申請では、外国人本人の学歴や職歴だけでなく、 企業側の受入れ体制や雇用内容についても説明資料が必要となります。

代表的な準備資料としては以下があります。

• 会社概要資料
• 決算関係資料
• 雇用契約書または労働条件通知書
• 職務内容説明書
• 採用理由書（必要に応じて）
• 勤務地・所属部署・指揮命令体制の説明資料

これらの資料は、 「なぜその外国人を採用する必要があるのか」 「どのような業務に従事するのか」 を明確に説明するための重要な判断材料となります。

事前に資料を整理しておくことで、 追加資料対応や審査期間の長期化を防ぐことにもつながります。

1.サービス概要

ACROSEEDは、海外在住の外国人社員を日本に招へいする際に必要となる 在留資格認定証明書交付申請（COE申請）を企業側から全面的に支援する法人向けサービス を提供しています。

COE申請は単なる書類提出ではなく、 在留資格の該当性判断・雇用条件整理・査証発給・入国スケジュール管理まで含めた 採用プロジェクトの一部として管理する必要があります。

対応できる代表的なケースは以下です。

法人様向けサービスでは、 スポット対応（単発申請）と継続支援（顧問・アウトソーシング）の両方に対応しています。 年間複数名の海外採用を行う企業様では、 継続支援によるスケジュール管理と運用標準化が特に有効です。

▼ 法人様が抱える課題と当事務所の支援例

どの在留資格で申請するべきか判断できない

→ 職務内容・学歴・職歴・雇用条件から最適な在留資格を事前診断します。

海外採用スケジュールが入社日に間に合うか不安

→ COE申請・査証発給・渡航までを含めた逆算スケジュールをご提案します。

企業側の準備書類が整理できない

→ 会社概要書・職務説明書・雇用契約書テンプレートを提供し作成支援します。

査証不発給・追加資料対応が不安

→ 審査対応・追加資料提出・入管対応まで一括サポートします。

社内にビザ担当者がいない／引継ぎが難しい

→ 申請書作成・提出・進捗管理をすべて代行し人事負担を最小化します。

企業の採用計画・配置計画・入社日から逆算し、 最適な申請スケジュールをご提案します。

2. サービスに含まれる内容

1. 海外から招へいする場合（COE申請）

1. 在留資格該当性の事前診断

業務内容・学歴・職歴・雇用条件から最適な在留資格を判断します。

2. 入社日から逆算した申請スケジュール設計

COE申請・査証発給・渡航・入社までの全体スケジュールを設計します。

3. 必要書類リスト作成と企業書類テンプレート提供

会社概要書・雇用契約書・職務説明書など企業側資料の整備を支援します。

4. 申請書作成・代理申請

申請取次行政書士が入管への申請を代行し、 企業担当者様の窓口対応を不要にします。

5. 審査対応（追加資料・審査官対応）

追加資料提出・審査状況確認・入管対応を一括で行います。

6. 電子COE受領・海外送付サポート

電子COE対応および海外在住本人への送付手続きも支援します。

7. 査証発給・入国までのフォロー

在外公館での査証申請から入国までの流れを企業側と連携して管理します。

2. 日本国内で変更申請が必要なケース（短期滞在→就労など）

1. 変更可否の事前判断

短期滞在から変更可能かどうかを個別に判断します。

2. 必要資料整理・企業書類作成支援

変更申請に必要な追加資料を整理します。

3. 申請書作成・代理申請

申請書作成から提出まで一括対応します。

4. 審査対応・結果受領

追加資料対応・進捗確認・結果受領まで対応します。

企業規模・採用形態・配置部署に応じた個別ケースにも柔軟に対応可能です。 海外採用・外国人招聘に関する制度判断から申請実務まで一括してサポートします。

3.ACROSEEDに依頼するメリット

在留資格認定証明書交付申請は、海外在住の外国人を日本に招へいする際の出発点となる手続ですが、 実務上は「どの在留資格で申請するか」「どの資料で受入れの必要性を説明するか」「入社日から逆算していつ動くべきか」など、 企業側で事前に整理すべき論点が多い手続です。

特に、海外採用ではCOE交付後も査証発給、渡航、入社準備と複数の段階が続くため、 単なる申請代行ではなく、採用から入社まで一貫したスケジュール管理が重要になります。

ACROSEEDでは、在留資格該当性の判断、企業書類の整備、申請書類作成、オンライン申請対応、 電子COEの受領、査証発給を見据えた日程管理、追加資料対応まで一括して支援し、 人事担当者様の実務負担とスケジュールリスクを最小化します。

01

1986年開業、43,000件超の実績

申請取次の初期から蓄積した審査論点を、法人運用に合わせて再現性ある形で提供します。

詳しく見る

02

採用前診断で入社遅延を防ぐ

職務内容・学歴/専攻・受入体制を事前に整理し、審査論点と必要準備を先に確定します。

詳しく見る

03

申請・期限を一元管理し“漏れ”防止

進捗・追加資料・在留期限を見える化。社内報告や監査対応にも強い運用を整えます。

詳しく見る

04

多言語で本人対応まで代行

英語・中国語で本人へ直接ヒアリング／催促。人事の通訳・調整コストを削減します。

詳しく見る

05

全国対応・一律料金で運用がブレない

拠点が複数でも同一基準で対応。交通費負担なしで全国の入管申請をカバーします。

詳しく見る

06

ISO27001に基づく情報管理体制

従業員情報・企業情報を適切に管理。委託先審査やコンプライアンス要件にも配慮します。

詳しく見る

▼詳しくは「ACROSEEDが選ばれる理由（特徴ページ）」へ

サービス導入事例を見る
ACROSEEDの業務実績を見る
無料相談はこちら

4.サービス料金(税別)

・料金の詳細については、ご希望されるサービス、ボリューム、申請内容等により異なります。サービスの詳細やお見積もりは無料にて対応致しますので、お気軽にご連絡ください。

＊ACROSEEDのサービスは全国対応です

在留資格認定証明書交付申請 （技人国・研究・技能・企業内転勤・教授）	100,000円　前後
在留資格認定証明書交付申請 （経営管理・高度専門職・介護・特定活動・興行など）	120,000円　前後
在留資格認定証明書交付申請 （家族滞在・技能実習１号イ）	50,000円　前後

なお、継続的なアウトソーシングをご検討されている場合は以下のページもご覧ください。

ビザ申請や在留資格の管理をアウトソーシング

外国人社員の採用から退職に至るまで、外国人雇用の諸問題に精通したACROSEEDが人事ご担当者様を強力にサポートします。貴社が抱える問題点をクリアするために必要なサービスをカスタマイズしてご提案いたします。