総合商社の外国人社員ビザ申請アウトソーシング事例
総合商社（東京都）の導入事例
本事例は、外国人社員の在留資格手続きのアウトソーシングと、 海外現地採用者の社員研修に伴う入国手続き支援について、行政書士法人ACROSEEDが対応した導入事例です。
- 業種：総合商社
- 所在地：東京都
- 主なご相談内容：外国人社員のビザ申請アウトソーシング、海外社員研修時の入国手続き
- 支援内容：在留資格手続き、期限管理、再入国許可対応、海外在住社員との直接連絡、進捗報告
- 導入効果：人事チームの業務効率化、情報共有体制の強化、コンプライアンス対応の強化
ご相談の背景・課題
外国人社員の増加に伴い、在留資格手続きを社内だけで管理する負担が大きくなっていた
グローバル化を推進する上で今後も外国人社員が増加するため、その在留手続きをアウトソーシングしたい。
日本で行う社員研修への参加者（海外現地採用者）の入国手続きを任せたい。
この企業様では、今後の外国人雇用拡大を見据え、外国人社員に関する在留資格手続きや期限管理を 社内のみで継続的に対応していくことに負担を感じておられました。 また、日本で実施する社員研修に参加する海外現地採用者の入国手続きについても、 スムーズかつ確実に進められる支援体制を求めておられました。
ACROSEEDの提案内容
ACROSEEDでは、以下の2点を中心にご提案しました。
1．外国人社員の在留資格手続きおよび期限管理のアウトソーシング
日本勤務となる外国人社員について、在留資格手続きだけでなく、
在留期限、外国人登録、再入国許可など関連する管理業務も含めて一括で支援する体制をご提案しました。
2．海外現地採用者の研修参加に伴う入国手続き支援
日本での社員研修については、ACROSEEDが海外在住の外国人社員と直接やり取りを行い、
必要書類の案内、進捗管理、入国までのスケジュール調整を実施し、
その状況を人事チームへ逐次報告する運用をご提案しました。
導入後の運用体制と効果
1.外国人社員の在留資格手続き
外国人社員の在留資格手続きについては、アウトソーシングサービスとして継続的にご依頼をいただくことになりました。
6ヶ月に1回、担当者同士で業務改善ミーティングを実施し、継続的に運用を見直す
企業と専門事務所の情報共有を強化し、コンプライアンス体制を強める
外国人雇用に関する相談について、入管法・労働法の根拠を示しながら適宜アドバイスを行う
2.外国人社員の在留資格手続き
社員研修に関する支援については、発生ベースでの業務依頼となりましたが、 年2回程度の実施が見込まれるため、継続的なデータ管理と引継ぎ体制の整備もあわせて行いました。
研修開催日までに全員が確実に入国できるよう、スケジュールと進捗を管理する
外国人社員とのやり取りの内容を人事チームへ共有する
金曜日ごとに進捗状況をまとめて報告し、社内で状況把握しやすい体制を整える
- 人事担当者の在留資格管理業務の負担軽減
- 外国人雇用に関する法務・コンプライアンス対応の強化
- 海外社員研修時の入国手続きの安定運用
- 継続的な情報共有と業務改善の仕組み化
この事例のポイント
この企業様の強いご要望は、「コンプライアンス対策」と 「人事チームの業務効率化」の2点でした。 そのためACROSEEDでは、単にビザ申請を代行するだけでなく、 人事部門の対応が法令に抵触する可能性がある場合には、関係省庁への確認を行ったうえで 法令根拠を示しながら助言する体制を整えました。
また、実務面ではスピードと情報共有を重視し、 人事担当者様が常に進捗を把握できる状態をつくることを意識して運用しました。 これにより、外国人雇用に関する手続きを安心して継続できる体制づくりに貢献しています。
このような企業様におすすめです
外国人社員の数が増えており、ビザ申請や期限管理を社内だけで対応するのが難しくなってきた企業様
海外現地法人や海外拠点の社員を日本へ呼び寄せる機会がある企業様
外国人雇用に関するコンプライアンス体制を強化したい企業様
人事担当者の負担を減らしながら、外国人雇用の運用を安定させたい企業様
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外国人社員のビザ申請をアウトソーシングしたい
外国人社員の採用から退職に至るまで、外国人雇用に関する諸手続きを専門事務所が継続的にサポートします。
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在留資格変更手続き
短期ビザ・招へい手続き
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外国人社員のビザ申請アウトソーシングをご検討中の企業様へ
外国人社員の在留資格手続きや期限管理、海外社員の招へい手続きは、 人事担当者様にとって専門性が高く、継続的な運用負担が大きい業務です。 行政書士法人ACROSEEDでは、企業の外国人雇用ビザ申請を専門に扱う行政書士法人として、 企業ごとの状況に応じた支援体制をご提案しています。
外国人雇用に関するビザ申請のアウトソーシングや運用体制の見直しをご検討中の企業様は、お気軽にご相談ください。
1986年の開業以来、外国人のビザ申請を中心に外国人を雇用する企業様のコンサルティングに40年近く携わっております。
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