外資系大手家具販売会社の外国人一括受入れ・ビザ申請アウトソーシング事例
外資系大手家具販売会社の外国人一括受入れ事例
- 業種：外資系大手家具販売会社
- 所在地：東京都
- ご相談時期：大型店舗立上げプロジェクトを継続的に実施する段階
- 主な対象者：世界各国の拠点から来日する外国人社員、受入窓口となる人事総務部門
- 支援テーマ：外国人社員の一括受入れ、在留資格認定証明書交付申請、個別連絡対応、認定証明書発送、顧問契約による継続支援
- 導入効果：大型店舗立上げ時の受入体制を安定化し、プロジェクト遅延リスクを抑えながら計画的な事業運営を実現
ご相談の背景・課題
主な課題
大型店舗立上げ時などに、世界各国の拠点から一度に数十名の外国人材を受け入れるプロジェクトを年に数回実施していた
受入窓口は一本化されていたものの、申請人ごとに状況が異なり、個別連絡と個別対応が必要だった
人事総務部門だけでは全体管理が難しく、受入れ遅延がプロジェクト開始や事業計画全体に影響し始めていた
本件では、外資系大手家具販売会社が大型店舗立上げ等に伴い、海外拠点から多数の外国人社員を短期間で受け入れる必要がありました。単純な就労ビザ申請ではなく、各申請人ごとの在留資格、必要書類、渡航準備、連絡調整を並行して進める必要があったため、人事担当者様に大きな実務負担が集中していました。結果として、受入れ管理の複雑化が事業スケジュールにも影響し得る状況となっていました。
ACROSEEDの提案内容
1．顧問契約による継続的な受入支援体制の構築
抱えている課題を一時的な申請代行だけでなく、包括的かつ継続的に解決するため、顧問契約による支援体制をご提案しました。これにより、単発案件ではなく、今後も継続する複数回の受入プロジェクトに対応できる運用基盤を整えました。
2．在留資格認定証明書交付申請の書類作成・申請取次・発送業務の一括対応
在留資格認定証明書交付申請に伴う書類作成および申請取次に加え、認定証明書発送サービスまで一括で対応する運用をご提案しました。申請対象となる在留資格は、「技術・人文知識・国際業務」「企業内転勤」「経営管理」など、受入予定者の職務内容や立場に応じて整理し、適切に申請を進める体制を整えました。
3．申請人との直接連絡による個別進行管理
受入窓口だけで全体を管理するのではなく、ACROSEEDの複数の専門家が受入予定者と直接連絡を取り、必要書類の確認や手続き進行を個別に管理する方法をご提案しました。これにより、人事総務部門の負担を軽減しつつ、案件ごとの遅延要因を早期に把握しやすくしました。
導入後の運用体制と効果
導入後の主な運用内容
複数名の専門家が受入予定者と直接連絡を取り、個別に進捗管理を実施
在留資格認定証明書交付申請の書類作成・申請取次を一括対応
認定証明書発送まで含めた受入フローを標準化
受入困難な人材を早期に把握し、代替人事の検討につなげる体制を整備
将来の複数プロジェクトを見据えた継続支援体制を顧問契約で構築
導入効果
受入困難な人材を早期に把握できるようになり、代替人事の確保など先手対応が可能になった
障害要因を未然に除去し、プロジェクトを日程どおりに開始しやすくなった
数年先までのプロジェクト日程を見据えた事業計画が立てやすくなった
大型店舗立上げ等の大規模プロジェクトを、より安定した体制で運営できるようになった
この事例のポイント
この事例のポイントは、外国人社員を一度に多数受け入れる大規模プロジェクトにおいて、申請手続きそのものだけでなく、個別連絡・進行管理・遅延リスクの早期発見まで含めた体制を整えた点にあります。外国人雇用の現場では、受入窓口が一つであっても、申請人ごとに必要書類やスケジュール、在留資格の種類が異なるため、実務負担が想定以上に膨らみやすくなります。
ACROSEEDでは、複数名の専門家が業務分担しながら直接申請人対応を行うことで、人事総務部門の負担軽減とプロジェクト全体の安定運営を両立しました。単発の申請代行ではなく、今後も継続する大型受入案件を見据えた顧問契約型の支援が、実務上大きな効果を発揮した導入事例です。
このような企業様におすすめです
海外拠点から多数の外国人社員を一括受け入れするプロジェクトを定期的に実施している企業様
人事総務部門だけでは外国人雇用の進行管理が難しくなっている企業様
在留資格認定証明書交付申請を含む受入手続きをアウトソーシングしたい企業様
大型プロジェクトの開始遅延を防ぎ、計画的な受入体制を構築したい人事担当者様
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海外拠点から多数の外国人社員を受け入れるプロジェクトでは、在留資格手続きだけでなく、申請人ごとの連絡調整、必要書類管理、進行遅延リスクへの対応まで含めた体制整備が重要です。行政書士法人ACROSEEDでは、外国人雇用の実務とコンプライアンスを踏まえ、人事ご担当者様の負担を抑えながら安定した受入運用を支援しています。
1986年の開業以来、外国人のビザ申請を中心に外国人を雇用する企業様のコンサルティングに40年近く携わっております。
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